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做好访客管理 避免悲剧的发生

据媒体爆料:2020年11月17日下午4点左右,深圳市龙华区工业路与民清路交叉口展涛科技大厦C座一公司内突发一起命案,一名“求职者”将“面试官”割喉之后逃离了现场。
 
事件发生后,深圳的警方、救护车迅速赶往现场,遗憾的是面试官已失血身亡,目前凶手已落案。
 
网友:才知道面试官也是“高危职业”
 
应聘者为何杀害面试官?是否早有预谋?警方正在进一步调查中。据了解该公司员工已经全部休假。
 
从上面的消息可见,该写字楼并没有安装访客管理系统,或者说访客管理系统形同摆设,不管哪一种我们都应该重视访客管理,这件悲剧或许就不会发生。
 
1事关“访客管理”  
 
这件事情值得我们每一位物业公司、企业管理者、企业行政人员和HR认真思考,它反映了一个不容忽视的问题,我们应该如何做好访客管理这件“普通而重要”的事情。
 
一线城市的企业间的业务拜访和面试交流非常频繁,“来访接待”一直是公司行政岗位的基本工作之一。不少大中型企业都有较为成熟的访客管理规范和IT系统,但有些中小型企业或者处于高速发展中的公司,可能在来访接待工作上还存在有待完善的地方。
访客管理
 
2 你的公司有“访客管理系统”吗  
 
对于很多规模较小的公司,可能都没有部署访客管理系统。对照深圳这次职场悲剧来看,它确实是一个巨大却容易被忽视的安全隐患。
 
在此呼吁所有行政人引以为戒,建议大家向公司提交“完善访客管理”的方案,推动公司安装访客系统。
 
其实安装访客系统的费用可能也不高,但是它对保护我们员工的生命安全却至关重要,可以说有“花小钱办大事”的效果。
 
3、从来访分类的角度,改进“访客管理”  
 
已经部署了访客系统的公司,建议对访客系统进行一次全面的检查和审视,看看我们的访客系统在面对像发生在深圳这种悲剧的时候,是否有拦截能力。
 
一个好的访客系统应该能够把公司来访人员的层级、类别进行有效的识别和分类。比如说,访客有政府人员、行业协会、院校交流、业务交流、面试应聘、首次来访、异地来访等等,对这些来访情况进行有效的识别,根据识别结果配置不同的接待流程,引用相应的接待规范。
对于访客的分类,也可以从熟悉程度划分为陌生拜访和熟客拜访,尤其对于陌生拜访要提高接待的警戒度,配备必要的安保人员。
像这次以面试身份混入公司引起的悲剧,访客系统应该加强对陌生拜访的识别。
 
4从舆情管理的角度,改进“访客管理”  
 
有的公司与外部合作伙伴涉及非“常规”的资金往来,或者在业务合作上出现了一些合作积怨,甚至形成了法律纠纷,这实际上是公司的一种舆情表现,是否能够把这些舆情也纳入到访客系统里面管理,也是考验我们来访接待工作的一个重要支撑点。
 
比如和供应商之间的合作出现了争议,或者在解雇员工过程中形成了矛盾,这些情况都可以考虑作为特殊的“公司舆情”纳入到访客系统里面,把涉事对象的人员体貌特征、联系方式等输入到访客系统里,以备对图谋不轨的行为进行识别和预判。
 
5从空间管理的角度,改进“访客管理”  
 
除了对访客工作进行优化之外,还可以对空间管理工作进行改进。
 
比如要考虑“会客室的设置和装修策略”,要在私密和安全之间寻求平衡,那种过于封闭的会客室可能并不是必要的。
 
会客室尽量采用半透明装修方案,达到“见影不见声”的效果,即使出现意外,室外人员也可以及时发现。
 
在会客室里可以考虑安装摄像、录音、报警等设备,也是一种安全策略的选择。先进的摄像镜头可以识别一些特定的行为,如身体碰撞的画面,通过画面分析能够及时发出警报,通知公司安保人员前来协助。
 
6改进面试工作  
 
这是首次因“面试”导致的悲剧,给我们的面试工作也提了醒,是否可以同时安排两个面试官进行面试,这样的话既可以多一个视角去评判应聘者,又可以防范意外的发生。
 
职场的悲剧,我们不希望发生;来访接待的工作,需要行政人改进。我们除了悲愤之外,最重要的是引以为戒,查漏补缺,改进自己的工作,做好访客管理和空间管理,用更多的数字化手段和先进的管理思路,来提升职场空间的安全感,为员工营造一个更理想的工作环境。

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